Die Nebenkostenabrechnung gehört zur Vermietung dazu. Dennoch gibt es zahlreiche Vermieter, die eine Nebenkostenabrechnung falsch oder gar nicht erstellen. Wir informieren Sie nachfolgend darüber, worauf Sie bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung achten müssen und welche Alternativen Sie haben.
Die Nebenkostenabrechnung für Vermieter
Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung für ein Haus oder eine Wohnung erstellen, gibt es zahlreiche Fallstricke, auf die Sie achten müssen. Besonders vorsichtig müssen Sie mit umlagefähigen und nicht umlagefähigen Nebenkosten umgehen:
- Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören unter anderem die Grundsteuer und die Kosten des Allgemeinstroms.
- Ebenfalls in die Nebenkostenabrechnung einfließen darf die Gebäudeversicherung, die Ihre Mieter anteilig zu zahlen haben.
- Wenn Sie Ihre Mieter die Nebenkostenabrechnung zur Verfügung stellen, sollten Sie dies unbedingt im Mietvertrag klarstellen. Hier kann dann auch auf die jeweiligen Betriebskosten eingegangen werden, welche auf den Mieter umgelegt werden sollen. In der Regel sollten Sie sich dabei auf § 2 der BetrKV beziehen, in welcher eine vollständige Auflistung etwaiger, umlagefähiger Nebenkosten zu finden ist.
Diese Angaben gelten jedoch nur für eine Nebenkostenabrechnung eines Hauses oder einer Wohnung. Die Nebenkostenabrechnung für Gewerbe ist anders aufzubauen. Hier haben Sie als Vermieter mehr Spielraum, denn das Gewerbemietrecht ist nicht so stark reguliert, wie das Wohnraummietrecht.
Wahren Sie die Schriftform und halten Sie sich an die geltenden Fristen
Sofern Sie die Nebenkostenabrechnung als Vermieter erstellen, sollten Sie unbedingt auf die geltenden Fristen achten. Die Abrechnung muss Ihrem Mieter nämlich spätestens ein Jahr nach Beendigung des Abrechnungszeitraums zugehen. Das bedeutet, dass die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2021 bis zum 31.12.2022 bei Ihrem Mieter eingehen muss.
Geschieht das nicht innerhalb der Frist, so muss Ihr Mieter eine etwaige Nachzahlung nicht leisten und Sie bleiben auf den Kosten sitzen. Dementsprechend achtsam sollten Sie hinsichtlich des Datums sein.
Darüber hinaus bedarf eine Nebenkostenabrechnung immer der Schriftform – eine mündliche Übermittlung ist nicht gestattet. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie die Nebenkostenabrechnung wahlweise per Einschreiben oder per Bote einwerfen lassen, um im Zweifelsfall einen Nachweis über die Zustellung zu haben.
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Damit Sie sich in Zukunft keine Gedanken um umlagefähige Nebenkosten, Schriftform und Fristen der Nebenkostenabrechnung machen müssen, sollten Sie sich auf eine Mietverwaltung verlassen, die sich um diese Angelegenheiten für Sie kümmert. Mit upmin haben Sie den idealen Partner rund um die Nebenkostenabrechnung sowie die Verwaltung Ihrer Immobilie an der Seite. Geben Sie die Buchhaltung sowie die Verwaltung der Kommunikation mit Ihren Mietern in unsere Hände und lehnen Sie sich ganz einfach zurück. Sie werden es garantiert nicht bereuen – deshalb probieren Sie es doch gleich einmal aus!
